سكرتير الموقع - Dubai, United Arab Emirates - Parsons CORPORATION
Description
يجمع الإحصائيات والبيانات العامة. يقومبمراجعة هذه المعلومات ودمجها في تقارير محددة لاستخدامها داخل الوحدةوخارجها. قد تكون هذه التقارير في شكل جداول بيانات أو تنسيقاترسومية، أو مستندات نصية ذات نمط سردي.
قد يكون مسؤولاً عنالتحقق من البيانات التي تم جمعها، مثل مطابقة فواتير الموردين مع نسخالملفات.
يراجع تقارير الوقت للتحقق من دقة ساعات العملورسوم Job#/WBS. متابعة لضمان معالجة التصحيحات في الوقتالمناسب.
يقوم بإعداد المراسلات العامة ويحتفظ بالملفاتالعامة.
يجيب على الهاتف وأخذ الرسائل ونقلها. يستقبلالبريد ويفرزه ويوزعه.
يجوز له إنشاء سجلات للمعداتوالاحتفاظ بها، بما في ذلك سجل تواريخ خدمة المعدات.
قديحصل على البيانات الأساسية لاستكمال الميزانية العامة للوحدة وإعدادالتقارير المتكررة المرتبطة بها.
قد يقوم بتنسيق متطلباتالمساحة المادية للوحدة المخصصة. قد يقوم بشكل دوري بإعداد تقريرالإشغال حسب المشروع أو جمع المعلومات لإكمال تقارير التوظيف للوحدةو/أو عدة مشاريع، حسب توجيهات المشرف المباشر.
تخطيط وتنظيموتنفيذ أنظمة لمعالجة المستندات بكفاءة لجميع الاتصالات أو وثائقالموردين أو وثائق التصميم أو وثائق البناء أو غيرها من الوثائقالداخلية أو الخارجية.
ينسق تدفق المستندات بين عملياتالمشروع أو التخصصات الهندسية أو فريق البناء أو مجموعات الأقسامالأخرى. شاغل الوظيفة عادة ما يكون مسؤولاً عن مشروع صغير إلى متوسطالحجم.
سيكون لديك المعرفة بكل من عمليات عمل التحكم فيالمستندات وكذلك استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لإدارةالوثائق.
يعالج نوعًا واحدًا أو أكثر من أنواع المستندات منخلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا.يضمن تلبية متطلبات التحكم في المستندات المحددة مسبقًا (على سبيلالمثال، نظام ترقيم المستندات الذي سيتم استخدامه، وعدد التوقيعاتالمطلوبة للحصول على موافقات معينة، وما إلى ذلك) بشكل مرض طوال مدةالمشروع.
يستقبل المستندات ويتتبعها ويراقبها باستخدامبرامج إدارة المستندات القياسية لتسجيل المستندات والحفاظ على قواعدالبيانات وإنتاج السجلات والإرسالات والتقارير الأخرى كما هو مطلوب.إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام أتمتة المكاتب القياسيةالأخرى أو تطبيقات الكمبيوتر الخاصة بالقسم. يبدأ والرد على المراسلاتالروتينية المتعلقة بمجال المسؤولية.