مراقب المستندات - أبو ظبي, United Arab Emirates - GHD
Description
البدء ويكون مسؤولاً عن بروتوكول التوثيق عندبدء المشروع بالتشاور مع مدير المشروع/المهندس المقيم.
يقومبإعداد المراسلات لفريق إدارة المشروع والبناء بما في ذلك المخططاتالانسيابية ومسودات الرسائل ومحضر الاجتماعات وما إلىذلك.
يقود عملية تتبع المستندات ومراقبتها من خلال استخدامبرامج إدارة المستندات القياسية لتسجيل المستندات والحفاظ على قواعدالبيانات وإنتاج السجلات والإرسالات والتقارير الأخرى حسبالحاجة.
يعالج نوعًا واحدًا أو أكثر من أنواع المستندات منخلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا.يضمن تلبية متطلبات التحكم في المستندات المحددة مسبقًا (على سبيلالمثال، نظام ترقيم المستندات الذي سيتم استخدامه، وعدد التوقيعاتالمطلوبة للحصول على موافقات معينة، وما إلى ذلك) بشكل مرض طوال مدةالمشروع.
يستقبل المستندات ويتتبعها ويراقبها باستخدامبرامج إدارة المستندات القياسية لتسجيل المستندات والحفاظ على قواعدالبيانات وإنتاج السجلات والإرسالات والتقارير الأخرى حسب الحاجة.إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام أتمتة المكاتب القياسيةالأخرى أو تطبيقات الكمبيوتر الخاصة بالقسم
يحافظ على نظامتوزيع البيانات المعمول به والجدول الزمني للمشروع المعين بناءً علىمتطلبات العميل والمشروع والقسم والموردين. تسريع المراجعة والموافقةعلى التوقيع وإصدار المستندات الخاصة بالموردين والمستندات المنتجةداخليًا.
قد يؤدي بعض الواجبات الكتابية مثل الكتابةالخفيفة وحفظ الملفات والرد على الهواتف وخدمة المراسلة وما إلىذلك.
يساعد موظفي مراقبة المستندات المبتدئين على ضمانالتنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.
مسح وفهرسةوتسجيل المستندات الواردة والصادرة. توزيع المستندات ومسحها ضوئيًاوفهرستها وملفها وأرشفتها مثل تقديمات المواد والرسومات والعقودالمالية والمستندات المالية.
يساهم كزميل رائع في الفريقويلتزم بالمواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد معالآخرين.
مساعدة الموظفين الآخرين على التعرف على نظام DCالحالي.
يؤدي واجبات أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفيوالمسؤوليات.
تأكد من الاحتفاظ بالمواد المرجعية (الأكوادووثائق العقد) بدقة في المكتبة الفنية.
يؤدي المسؤولياتالأخرى المرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.