مساعد تنفيذي - Dubai, United Arab Emirates - APCO Worldwide
Description
إدارة التقويم الاستباقي/إعدادالاجتماع:
جدولة المكالمات والاجتماعات (التكيف مع ظهورالنزاعات في الوقت الفعلي)، والاستجابة لطلبات الموظفين للحصول علىوقت مع المدير التنفيذي لدينا، وأخذ المعلومات من إعلانات الشركة لحجزالوقت لإعلانات الشركة الرئيسية/قاعات المدينة/مراجعاتالأداء
جدولة مراجعات الموظفين للتقارير المباشرة ودعمتقييم إدارة الأداء لدينا من خلال جمع أسماء المساهمين للمراجعاتوالمدخلات في نظامنا لبدء عملية المراجعة
حجز غرفالاجتماعات للاجتماعات، حسب الحاجة، وتنظيم المرطبات مع منسق فعالياتAPCO
إدارة الضيوف القادمين إلى المكتب (مقابلتهم والترحيببهم وتسجيل أسمائهم لدى إدارة المكتبللدخول)
للاجتماعاتالتنفيذية
التنسيق مع كبار المسؤولينالتنفيذيين بشأن تنظيم المواد الحالية والقادمة
قم بوضعاللمسات الأخيرة على جدول الأعمال مع المديرين التنفيذيين وC-Suite
أرسل إشعارات تقويم Zoom مع مواعيدالاجتماعات
تنظيم اجتماعات شخصية (الاتصال مع منسقي أحداثAPCO للاجتماعات التي تعقد داخليًا، وترتيب الاجتماعات الخارجية بمافي ذلك التوقيع على الميزانية، وقوائم الدعوة، وما إلىذلك)
ترتيبالسفر
إدارة وترتيب السفرالشامل:
الترتيب والدعم في جميع الرحلات
العمل معنظام / وكلاء حجز السفر لدينا على تذاكر الطيران والقطارات بالإضافةإلى حجز الإقامة
للمديرين التنفيذيين وزوار C-Suite الذينيسافرون من مكتب APCO الدولي، إعداد وإدارة كتب الإحاطة ومسار الرحلةمع نظرائهم المساعدين التنفيذيين والمنسقين ذويالصلة
إدارةالملفات
الاحتفاظ بالمجلدات وتجميع كتبالإحاطة بتنسيق مناسب مع المواد المتعلقة بالاجتماعات القادمةومشاركتها مع أصحاب المصلحة المعنيين حسب الضرورةالتنفيذية
حافظ على جهات الاتصال في Outlook وإعلاناتناالرئيسية وبطاقة العطلات وقوائم الأحداث، وقم بتحديث جهات الاتصال ذاتالصلة بانتظام في كل منها حيث يقوم الموظفون بجمعها عند السفر معالمدير التنفيذي لدينا
التأكد من تحديث جميع أدوات تتبعالأعمال ذات الصلة