مساعد تنفيذي وموظف إداري - Dubai, United Arab Emirates - Sunmarke School

Description

· ابتكار وصيانة الأنظمة المكتبية،بما في ذلك إدارة البيانات وحفظها.

·تدوين الملاحظات في الاجتماعات أو لتقديم المساعدة العامة أثناءالعروض التقديمية.

· فحص المكالماتالهاتفية والاستفسارات والطلبات والتعامل معها عندالاقتضاء.

· لقاء وتحية الزوار على جميعمستويات الأقدمية.

· تنظيم والحفاظ علىاليوميات وتحديد المواعيد.

· التعامل معالبريد الإلكتروني والفاكسات والبريد الوارد، والذي غالبًا ما يكونبالنيابة عن SLT؛

· تنظيم وحضورالاجتماعات وأخذ الإملاء والمحاضر. - تنظيم وتسهيل الاجتماعات وورشالعمل والفعاليات التي يشارك فيها فريق قيادة المدارس الثانوية، ممايضمن حفظ وتوزيع محاضر الاجتماعات بشكلدقيق.

· تحديد وإعداد وتجميع المواداللازمة لضمان حصول SLT على المعلومات المناسبة للاجتماعات والتقاريروالعروض التقديمية والمشاريع الخاصة.

·مسؤول عن تنظيم وصيانة مذكرات SLT، وإدارة البريد الإلكتروني،والاتصالات المدرسية، وتوزيع المحاضر، وتنظيم الأحداث المدرسية،ومجموعة من المسؤوليات الإدارية الإضافية كما هومطلوب.

· إجراء البحوث الأساسية وتقديمالنتائج.

· الاتصال بإدارات الإدارةالداخلية والتسويق (المختلفة) لإنشاء المشاريعوتنفيذها.

· التأكد من الاحتفاظبالسجلات اللازمة التي يمكن أن توفر بسهولة معلومات حديثة ودقيقةويمكن الوصول إليها

· توفير الدعمالإداري رفيع المستوى للمديرين من خلال تسهيل الاتصال نيابة عنهم(متابعة الرسائل والمذكرات والتقارير والبريد الإلكتروني والمكالماتالهاتفية)

· العمل كحلقة وصل بينالمديرين والموظفين لضمان التنسيق المناسب ومتابعة القضايااليومية

· توفير الدعم التنسيقي لفريقالإدارة العليا وأعضاء هيئة التدريس

·تنسيق جميع الخدمات اللوجستية لاجتماعات مجلسالإدارة

· المساعدة في إدارة الميزانيةوحفظ السجلات المالية وتتبع النفقات وتسوية الحسابات ومعالجة طلباتالشراء حسب الحاجة.

· امتلاك وتحسينالعمليات الحالية التي تدعم فريق القيادة المدرسية.و

· دعم أعضاء SLT بمختلف المشاريعالمخصصة والواجبات الإدارية الأخرى حسب الحاجة.

مواصفاتالوظيفة:

سنكون سعداء أن نسمعمنك إذا كنت

· خريج في أي تخصص، ويفضلإدارة الأعمال مع ما لا يقل عن 5 سنوات من الخبرة الإدارية المهنيةوالعمل بفعالية في بيئة ديناميكية ومتعددةالوظائف.

· يفضل الخبرة في مدرسة أوقطاع تعليمي في دولة الإمارات العربية المتحدة ولكنها ليستضرورية.

· متواصل ممتاز، كتابيًاوشفهيًا، ولديه خبرة في بناء علاقات شخصية مع جماهيرمتنوعة.

· القدرة على توصيل المعلوماتوالأفكار بشكل فعال في شكل كتابي ولفظي، وبناء العلاقات والحفاظعليها.

· فهم تقني جيد ويجب أن يكونقادرًا على استيعاب وفهم واستخدام البرامج والأدواتالمختلفة

· القدرة على العمل بفعالية فيبيئة فريق متعددة الوظائف.

· القدرة علىإدارة وتحديد أولويات مشاريع ومهام متعددة في وقتواحد.

· خبرة في كتابة المراسلاتالتجارية

· مهارات حاسوبية قوية معكفاءة مثبتة في Word وExcel وPowerPoint وما إلىذلك.

· القدرة على اتخاذ المبادرةلإدارة سير العمل والأولويات

· مهاراتتنظيمية ممتازة وقدرة على تعدد المهام

·مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين مع القدرة على العمل بفعالية معجميع مستويات الموظفين والإدارة

· الحكمالسليم والقدرة على الحفاظ على السرية.