مساعد تنفيذي - دبي, United Arab Emirates - APCO Worldwide
Description
إدارة التقويم الاستباقي/إعداد الاجتماع:
جدولة المكالمات والاجتماعات (التكيف مع ظهور النزاعات في الوقت الفعلي)، والاستجابة لطلبات الموظفين للحصول على وقت مع المدير التنفيذي لدينا، وأخذ المعلومات من إعلانات الشركة لحجز الوقت لإعلانات الشركة الرئيسية/قاعات المدينة/مراجعات الأداء
جدولة مراجعات الموظفين للتقارير المباشرة ودعم تقييم إدارة الأداء لدينا من خلال جمع أسماء المساهمين للمراجعات والمدخلات في نظامنا لبدء عملية المراجعة
حجز غرف الاجتماعات للاجتماعات، حسب الحاجة، وتنظيم المرطبات مع منسق فعاليات APCO
إدارة الضيوف القادمين إلى المكتب (مقابلتهم والترحيب بهم وتسجيل أسمائهم لدى إدارة المكتب للدخول)
للاجتماعات التنفيذية
التنسيق مع كبار المسؤولين التنفيذيين بشأن تنظيم المواد الحالية والقادمة
قم بوضع اللمسات الأخيرة على جدول الأعمال مع المديرين التنفيذيين و C-Suite
أرسل إشعارات تقويم Zoom مع مواعيد الاجتماعات
تنظيم اجتماعات شخصية (الاتصال مع منسقي أحداث APCO للاجتماعات التي تعقد داخليًا، وترتيب الاجتماعات الخارجية بما في ذلك التوقيع على الميزانية، وقوائم الدعوة، وما إلى ذلك)
ترتيب السفر
إدارة وترتيب السفر الشامل:
الترتيب والدعم في جميع الرحلات
العمل مع نظام / وكلاء حجز السفر لدينا على تذاكر الطيران والقطارات بالإضافة إلى حجز الإقامة
للمديرين التنفيذيين وزوار C-Suite الذين يسافرون من مكتب APCO الدولي، إعداد وإدارة كتب الإحاطة ومسار الرحلة مع نظرائهم المساعدين التنفيذيين والمنسقين ذوي الصلة
إدارة الملفات
الاحتفاظ بالمجلدات وتجميع كتب الإحاطة بتنسيق مناسب مع المواد المتعلقة بالاجتماعات القادمة ومشاركتها مع أصحاب المصلحة المعنيين حسب الضرورة التنفيذية
حافظ على جهات الاتصال في Outlook وإعلاناتنا الرئيسية وبطاقة العطلات وقوائم الأحداث، وقم بتحديث جهات الاتصال ذات الصلة بانتظام في كل منها حيث يقوم الموظفون بجمعها عند السفر مع المدير التنفيذي لدينا
التأكد من تحديث جميع أدوات تتبع الأعمال ذات الصلة