السكرتير التنفيذي - رأس الخيمة, United Arab Emirates - IHG - INTERCONTINENTAL HOTELS GROUP

Description

إدارة تقويم المدير وجدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر والتأكد من الوفاء بجميع الالتزامات في الوقت المناسب.
تنسيق وتحديد أولويات الطلبات والمراسلات الواردة للمدير بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وطلبات الاجتماعات والرد أو التفويض حسب الاقتضاء.
قم بإعداد وتوزيع جداول أعمال الاجتماعات والوثائق والعروض التقديمية للاجتماعات الداخلية والخارجية التي يحضرها المدير، مما يضمن أن جميع المشاركين على اطلاع جيد وإعداد.
حضور الاجتماعات مع المدير كما هو مطلوب، وتدوين الملاحظات، وتسجيل عناصر العمل، ومتابعة عناصر العمل لضمان الانتهاء في الوقت المناسب.
العمل كحلقة وصل بين المدير والإدارات الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين والعملاء، وتوصيل المعلومات والطلبات والتعليمات بفعالية وسرية.
مساعدة المدير في إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى، وضمان الدقة والاتساق والكفاءة المهنية في المحتوى والتنسيق.
تنسيق المشاريع والمبادرات الخاصة التي يحددها المدير، وتوفير الدعم الإداري وضمان التنفيذ والإكمال الناجح.
الحفاظ على السرية والتقدير في التعامل مع المعلومات والاتصالات الحساسة المتعلقة بمكتب المدير.
المساهمة في خلق جو عمل وظيفي من خلال الإشراف على مهام إدارة المكاتب، من الإمدادات إلى الدعم الفني.