موظف إداري كبير - دبي, United Arab Emirates - APCO Worldwide
Description
تقديم الدعم الإداري اليومي للعميل؛ ترتيب الاجتماعات / المواعيد وتنظيم التقويمات
إدارة الترتيبات اللوجستية لفريق العميل لجميع رحلات العمل والاعتماد للاجتماعات / الأحداث
الحفاظ على أنظمة مكاتب القسم، بما في ذلك إدارة البيانات وأنظمة حفظ الملفات واللوازم المكتبية والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات وحفظ المخزون
الحفاظ على بوابة فريق العميل وإدارة متتبعات القوالب والسياسات والإجراءات وتقديمها للمراجعة المنتظمة للتأكد من تحديث البيانات والمحتويات
الحفاظ على تفاصيل الاتصال المحدثة لجميع الوزارات والسفارات والهيئات الحكومية والرد على الطلبات كما هو مطلوب
الدعم في تنسيق زيارات كبار الشخصيات والوفود إلى المكتب الرئيسي للعميل، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، إعداد خط سير الزيارة وترتيبات التأشيرة وحجوزات الغرف وجميع المتطلبات الأخرى
الحفاظ على علاقات جيدة مع قادة دعم الأعمال الداخليين في جميع الوظائف وأمناء الأفراد الرئيسيين في الحكومة والسفارات الأجنبية
التنسيق مع وحدات الأعمال/المناطق للحصول على المحتوى الذي سيتم استخدامه في العرض التقديمي، للتأكد من وجود مكتبة محتوى متاحة بسهولة للقسم وضمان مراجعة المعلومات على أساس منتظم للحفاظ على الدقة
دعم قيادة العميل بجميع الميزانيات ضمن منطقة مسؤولية الإدارة، مما يساعد على ضمان الاحتفاظ بجميع النفقات ضمن حدود الميزانية المعتمدة، ومعالجة جميع عروض الأسعار وأوامر الشراء والفواتير والمدفوعات في الوقت المناسب
تتبع وإدارة جميع العقود داخل القسم، والتأكد من مراجعة جميع العقود قبل تاريخ انتهاء الصلاحية
إدارة اجتماعات العميل، بما في ذلك إعداد جدول الأعمال، وإنتاج محاضر الاجتماعات، وتعميمها وفقًا لذلك
أداء واجبات أخرى يكلفه بها الإدارة
مؤهلات
سيكون لدى المرشح الناجح خبرة لا تقل عن 5 سنوات في تقديم دعم السكرتارية والأعمال للإدارة التنفيذية
سيكون المرشح الناجح حاصلاً على تعليم جيد حتى مستوى التعليم العالي.
التواصل المتميز: يعد المستوى العالي من الكفاءة والتطور في اللغة الإنجليزية المنطوقة والمكتوبة أمرًا ضروريًا. ستكون المهارات اللغوية الأخرى ميزة كبيرة، ويفضل إتقان اللغة العربية
تعد المهارات الشخصية القوية مهمة لأن الدور يتطلب القدرة على إنشاء العلاقات والحفاظ عليها عبر مجموعة متنوعة من الدوائر الانتخابية. تعد المهارات المنجزة في التواصل والعمل الجماعي ضرورية، وكذلك الحساسية للاختلافات بين الثقافات والمنظور الإيجابي لقضايا التنوع والشمول.
معرفة جيدة بأطر الحوكمة ومراقبة الأعمال
القدرة على العمل بفعالية في بيئات أصحاب المصلحة متعددة الثقافات والمتنوعة
درجة عالية من التقدير؛ النزاهة الشخصية والتجارية التي لا جدال فيها ولا هوادة فيها.
القدرة على القيام بمهام متعددة وإدارة التعقيد والمواقف شديدة السيولة.
القدرة على الإدارة والتسليم في ظل المواعيد النهائية المضغوطة.