Administrative Assistant Feb 2024 Start-Muna British Academy2024 - Abu Dhabi, United Arab Emirates - Talent Pal

Description

تبحث Aldar Education عنمساعد إداري لمدرسة مونا البريطانية في أبوظبي،بدءًا من فبراير 2024.

تقع مدرسة مونا البريطانيةفي قلب مدينة أبوظبي وتم تصنيفها مؤخرًا بـ ممتاز من قبل إدارةالتعليم والمعرفة في أبوظبي (ADEK)، وتخدم أكثر من 700 طالب منالحضانة إلى الصف السادس، ونتبع المنهاج الوطني لإنجلترا. المدرسةمجتمع نشط.

هذه فرصة مثيرة للانضمام إلى عائلةالمدارس الناجحة جدًا لشركة Aldar والمساهمة في صياغة مستقبل أبرزمجموعة مدارس في أبوظبي.

سيكون المرشحون الناجحونمتضمنين لقيمنا الأساسية وروحنا ويتمتعون بفهم وتقدير حقيقي لقيمالمنطقة.

الغرض:
أن يكون أول نقطة اتصاللجميع الآباء والزوار والطلاب في الإجابة على الاستفسارات وتقديمالدعم الإداري المتميز والتوجيه.

المهام الرئيسية:

1. تقديم خدمة عملاء عاليةالجودة لجميع الزائرين والموظفين، ممثلاً للأكاديمية بطريقة احترافية.
2. استقبال الزوار بطريقة ودية ومفيدة.
3.إتقان المعلومات الرئيسية حول الأكاديمية.
4. تقديمالإرشاد والمساعدة للآباء خلال عملية تسجيل الطلاب والقبول خلال مرحلةالاستفسار الأولية.
5. أداء واجبات الاستقبال، بما في ذلكاستقبال الأشخاص والإجابة على الاستفسارات وجدولة المواعيد وتحديثمعلومات حضور الطلاب مثل الطلاب المتأخرون والمغادرون مبكرًا.
6. الرد على المكالمات الهاتفية والاستفسارات بلباقةوتوجيه المكالمات إلى الأشخاص المناسبين باستخدام نظام الإحالة.
7. استلام وتوجيه والرد على رسائل البريد الإلكترونينيابةً عن فريق القيادة العليا حسب الاقتضاء.
8. كتابةومراجعة وتوزيع مجموعة متنوعة من المواد مثل الخطابات والبريدوالتقارير. بما في ذلك إدخال وتعديل واسترجاع المعلومات الضروريةلتسجيل المدارس الحكومية والخاصة وأنظمة شركة Aldar (مثل Adek و Esisو Tarasol وما إلى ذلك)
9. تصنيف المراسلات والسجلاتالأخرى المتعلقة بأنشطة القسم. الحفاظ على تحديث الملفات وتحسين نظامالتصنيف الخاص بك. رفع وطلبات شراء والحفاظ على توفير مستلزمات مكتبيةومواد اللوازم.
10. تسجيل استفسارات التسجيل في نظام إدارةالمعلومات قاعدة البيانات.
11. تجميع أو تنسيق تجميعالبيانات، وإعدادها في شكل تقارير وتحليل، قوائم الحضور إلخ. توزيعالبيانات كما هو مطلوب. صياغة خطابات / مذكرات ومراسلات عادية. فحصالمراسلات الصادرة قبل الموافقة عليها.
12. استلام وفرزوتوزيع جميع البريد الوارد. إعداد البريد الصادر للإرسال. الحفاظ علىسجل مناسب للبريد الوارد / الصادر. ضمان تسليم مباشر للمواد / البريدالسرية.
13. حضور اجتماعات فريق الإدارة لمتابعة أحدثالتحديثات في عمليات المدرسة، واستلام الاقتراحات وتقديم الملاحظات.
14. إدارة نظام Engage مثل إعداد تقارير الانتقال فيExcel، إدخال البيانات في النظام (تخصيص الطلاب والمعلمين للفصول /الشعب، إنشاء وتسمية وحذف الشعب / الفصول للعام الأكاديمي الجديدإلخ.)
15. تنسيق الاتصالات المتعلقة بالإسكان مع المعلمينوصاحب العقار.
16. المسؤول عن الاتصال بالآباء، حسبالاقتضاء.
17. معالجة أي استمارات مغادرة للطلاب للمدرسةبأكملها، تحديث Engage وإحالتها إلى القبول.
18. مساعدةفريق GRE والفريق الإداري في المهام الإدارية بما في ذلك ولكن لايقتصر ذلك على الامتثال لـ ADEK، الاتصالات، التقارير، الترجمة،الصياغة إلخ.
19. التواصل مع الموظفين التدريسيين وغيرالتدريس والرد على الاستفسارات بشأن المسائل المسؤول عنها بوصف حاملالوظيفة.
20. تصميم وثائق جديدة، حيثما لزم ذلك، لتحسينكفاءة الأكاديمية.
21. أداء مجموعة متنوعة من أعمال الدعمالإداري والكتابي التي تدعم الامتثال للمدرسة (الموظفين والطلاب)وفقًا لمتطلبات ADEK والمدرسة.
22. تغطية الاستقبال عندمايكون موظف الاستقبال في فترات الراحة أو إجازة، بما في ذلك تغطيةالإجازات الدورية.
23. حضور أي تدريب يعتبر ضروريًا فيمايتعلق بدور دعم الإدارة.
24. المساعدة في المهام الموكلةعند الحاجة من قبل الإدارة / فريق SLT.
25. تنفيذ أي مهامأخرى معقولة ضمن وظيفة العمل العامة.

المتطلبات:

المؤهلات الدنيا: درجةالبكالوريوس.
الخبرة الدنيا: خبرة عمل لمدة عامين في وظيفةمماثلة.

المعرفةوالمهارات الخاصة بالوظيفة:

1. الإلمامالجيد بتشغيل الكمبيوتر الشخصي وآلة التصوير والمكائن المكتبيةالمختلفة.
2. إلمام جيد ببرامج مايكروسوفت أوفيس و Outlook365.
3. مهارات اتصال ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية(كتابةً وشفهيًا).
4. دور مركز على العميل فيالم