موظف عمليات مكتب الاستقبال - أبو ظبي, United Arab Emirates - Emirates Electrical & InstrumentationCompany
Description
توفير الدعم التشغيلي اليومي في مكتبالاستقبال، والرد على المكالمات الهاتفية الواردة، وتحية الزواروالضيوف وحضورهم، وإدارة بطاقات وصول الزوار.
إدارة حجوزاتقاعات المؤتمرات وإرسال طلبات حجز الفنادق والتنسيق مع الوكالاتللحصول على التأشيرات السياحية وحجز التذاكر والحجز.
تنسيقوتدقيق المواد الثابتة ورفع طلبات الشراء. معالجة طلبات بطاقات العملوبطاقات الوصول إلى مباني المكاتب.
تلقي رسائل البريدالواردة وإدارة البريد السريع للشركة.
المسؤولياتاليومية:
الأنشطة التشغيلية لمكتبالاستقبال
الرد على المكالمات الهاتفية الواردةومساعدة المتصلين وتلقي الرسائل وترحيلها وتحويل المكالمات إلىالموظفين المعنيين وتحديث دليل جهات اتصال PABX.
الترحيببالزوار والضيوف وحضورهم حسب الاقتضاء وفقًا لسياسة الزائر. تأكد منتسجيل الزوار وتزويدهم ببطاقة دخول إلى مقر المكتب. قم بإرشادهم فيالاتجاه الصحيح أو غرف الاجتماعات.
الاحتفاظ بسجل يوميللزوار في المكتب ومراقبة إصدار بطاقات الوصول إلى المكتبوجمعها.
تحديث معلومات الاتصال لموظفي المكتب / كل قسم، مثلرقم فرعي المكتب ورقم الهاتف المحمول وعنوان البريد الإلكترونيللشركة.
الحفاظ على منطقة الاستقبال مرتبة بدعم من عمالالنظافة في المكتب وتجنب الوقوف غير الضروري للموظفين والزوار فيمنطقة الاستقبال.
تأكد من وضع منشورات الشركة أو المجلات أوالكتيبات الأخرى في منطقة الزوار بشكل صحيح.
تزويد الزواربدليل الصحة والسلامة والبيئة لمعرفة طرق الخروج في حالةالطوارئ.
الرسائل الواردة /الصادرة
تلقي وفرز البريد وتسليم والحفاظ على سجلالبريد الوارد والصادر كل يوم.
إبلاغ الإدارة المعنية /مسؤول الاتصال لاستلام بريدهم الوارد من الاستقبالوالتسجيل.
إدارة رسائل البريد الصادرة، وإبلاغ الساعي لجمعالالتقاطات. معالجة الفواتير البريدية كما هومطلوب.