Executive Coordinating and Follow-up - Dubai, United Arab Emirates - Dubai Careers - A Smart Dubai Initiative

Description

• المشاركة في إعداد وتنفيذ وتطوير الخطة الاستراتيجية والموازنة السنوية فيما يخص أعمال الإدارة وكذلك الخطط التشغيلية والتنفيذية السنوية.
• المشاركة في تنسيق كافة الإجراءات والعمليات المرتبطة بمهام واختصاصات الإدارة لاسيما المتعلقة بالمراجعة الاستراتيجية والإدارية للإدارة واعداد التقارير بالنتائج ربع السنوية عنها متضمنه الوثائق والمستندات الداعمة.
• المشاركة في توثيق عمليات وخدمات الإدارة من خلال نظام الإدارة المتكامل.
• المشاركة في تحديث كافة الإجراءات والمنهجيات والعمليات وآليات العمل الإدارة.
• المشاركة في إعداد وصياغة مسودات المذكرات والمخاطبات ومحاضر الاجتماعات ذات الصلة بعمله، وأرشفتها ومتابعة تنفيذ توصياتها.
• المشاركة في تنفيذ القرارات والتعاميم ذات الصلة بعمله، والحرص على تطبيقها وتنفيذ ما جاء بها وفق الإجراء المتبعة.
• المشاركة في متابعة الانجازات الشهرية لأقسام الإدارة ورفعها دوريا لمدير الإدارة
• الاتصال والتواصل بكافة الوسائل المتاحة بالإدارة داخليا وخارجياً للتنسيق والمتابعة وإنجاز الاعمال وفق توجيهات المسؤول المباشر.
• توزيع الأعمال السكرتارية ومتابعة تنفيذ المعاملات واعداد تقارير بالأعمال المنجزة والتي قيد الانجاز ومراجعة المختصين في المعاملات التي لم تنجز قبل رفع التقارير لرئيس الوحدة التنظيمية.
• المشاركة في تنظيم مواعيد العمل والاجتماعات والزيارات والمقابلات واعداد طباعة الرسائل والمكاتبات والمحاضر ومتابعة تنفيذ التوصيات.
• متابعة خطة الاجازات السنوية ومختلف أنواع الإجازات الأخرى لموظفي الوحدة التنظيمية وكذلك فيما يخص تقييم الموظفين السنوي ونظام إدارة الأداء.
• المشاركة في تكوين قاعدة بيانات دقيقة يتم تحديثها بشكل دوري لكافة المتعاملين الداخليين والخارجيين لتسهيل الاتصال والتواصل لإنجاز مختلف أنواع المهام.
• المشاركة في حل المشاكل والمعوقات بالعمل والتي يمكن تسويتها مباشرة توفير الوقت وجهد المسؤول المباشر واعداد التقارير اللازمة للمسؤول المباشر
• الالمام بالبروتوكولات وفنون الإتكيت والتقاليد السائدة في محيط المجتمع الذي يعمل فيه، وتأدية المهام وفق أفضل معايير خدمة العملاء.
• متابعة المواضيع الواردة من مكتب المدير التنفيذي لقطاع شؤون المساجد عبر البريد الإلكتروني وبرنامج التراسل الالكتروني والرد عليها.
• المشاركة في متابعة التقارير اللازمة لمتابعة أداء اللجان المشكلة لتأدية بعض المهام وفق القرارات الداخلية أو القرارات الإدارية فيها يخص عمل الإدارة.
• متابعة الرسائل المحولة من الادارة للإقسام والرد على مدير الإدارة بإنجازها.
• متابعة الشكاوى والاقتراحات التي تردنا من قبل رواد المساجد عبر البرنامج اتصل بنا وبرنامج الشكاوى والاقتراحات.
• الامتثال بالسياسات والإجراءات الأمنية المعمول بها بالدائرة.
• إبداء الالتزام في حضور ورش التوعية الأمنية.
  
  

• بكالوريوس في إدارة الاعمال أو ما يعادله في تخصص مشابه + بدون خبرة
• دبلوم في إدارة الاعمال أو ما يعادله من تخصص + 6 سنوات