سكرتير - دبي, United Arab Emirates - NAFFCO GROUP
Description
يحافظ على جدول الأعمال ويساعد في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك.
تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات للمديرين التنفيذيين.
التعامل مع المكالمات والمراسلات الواردة وإعادة توجيهها عند الاقتضاء.
الحفاظ على اللوازم والمعدات المكتبية، وتنسيق الإصلاحات والصيانة.
إدارة وتحديث أنظمة الملفات المادية والرقمية.
إعداد التقارير والعروض التقديمية والوثائق الأخرى حسب الطلب.
المساعدة في ترتيبات السفر وتقارير النفقات.
إدارة التقويمات وتنسيق الجداول الزمنية للمديرين التنفيذيين.
- تدوين محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الحضور.
فحص وتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني الواردة والبريد والاتصالات الأخرى.
تقديم الدعم الإداري لضمان التشغيل الفعال للمكتب.
حضور الاجتماعات والاحتفاظ بالمحاضر
تلقي المكالمات الهاتفية وفحصها وإعادة توجيهها عند الاقتضاء. التعامل مع جميع المراسلات الصادرة أو الواردة وتحديد أولوياتها (البريد الإلكتروني والرسائل والطرود وما إلى ذلك)
التعامل مع المستندات السرية لضمان بقائها آمنة
الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها